Прически для работы секретарем

Деловой этикет для секретарей и помощников руководителей

Деловой этикет для секретарей и помощников руководителей – первичная обязанность. К директору приходит большое количество посетителей, обращаются работники предприятия и первого кого они встречают в приемной – это секретаря. Знание норм поведения, умение отвлечь в случае занятости руководителя и создание графика посещений находится в обязанностях помощника.

Секретарь и руководитель

Правила делового этикета с начальником включают следующие положения:

• секретарь должен знать свои полномочия и обязанности, иметь высокий уровень компетентности – это позволяет решать часть текущих вопросов в отсутствие руководителя;
• все поручения должны выполняться безошибочно, своевременно и без отклонений в сторону;
• деловой этикет секретаря запрещает фамильярность и попытки перейти на «ты» с вышестоящим руководством;
• в обязанности помощника руководителя входит ненавязчивая забота о директоре, подача горячих и холодных напитков, тактичность и внимательность;
• планировка рабочего дня – секретарь должен знать время прихода на работу руководителя, часы обеденного перерыва;
• работник должен помнить обо всех праздниках в семье директора, напоминать о памятных датах, юбилеях, Днях рождения его близких;
• соблюдение конфиденциальности – незыблемое правило для хорошего секретаря, посторонние не должны знать о планируемых мероприятиях, идеях о дальнейшей работе компании.

Секретарь на рабочем месте

Кроме нормативов общения, помощник руководителя должен помнить о собственном имидже . В него входит одежда, макияж, парфюмерия, украшения и аксессуары. Неверно выбранный образ негативно отразится на компании, новые партнеры могут скептически отнестись к совместным проектам.

Приветствие

Любой вошедший в приемную должен видеть доброжелательную улыбку и искреннее желание помочь в его вопросе. Начальство и почетных гостей секретарь должен приветствовать стоя, первым протягивать руку для рукопожатия нельзя, но если возник такой момент, то оно должно быть уверенным и твердым.

Прием посетителей секретарем проходит по следующей схеме:

• у впервые зашедшего посетителя вежливо интересуются именем, фамилией и отчеством, спрашивают об интересующем его вопросе;
• директору гостя представляют полным именем, включая отчество, и кратко описывают его проблему;
• при необходимости ожидания в связи с занятостью начальства, человеку предлагают чай или кофе, в зависимости от предпочтений.

Каждого посетителя заносят в специальную книгу или ежедневник – так проще запоминать их анкетные данные, не путаться в них.

Внешний вид согласно этикету

Норматив делового этикета подразумевает правильно подобранный гардероб, поведение, культурную и грамотную речь. Любое отклонение рассматривается как неуважение к посетителям и руководству.

Одежда

У большинства компаний в регламенте прописан определенный дресс-код, если определенные нормы не предусматриваются, то негласно подразумевается строгий деловой стиль. В него включаются следующие требования:

• предпочтение отдается костюмам – брючным или с юбкой, исключение составляют строгие, однотонные платья;
• запрещается облегающая или провокационная одежда, мини-юбки или сильно зауженные брюки;
• джинсы, спортивная одежда допускаются при отдельных обстоятельствах, выездах компании на мероприятия;
• цветовая гамма не должна превышать трех цветов, предпочтение отдается черному, темно-синему, коричневому тону;
• на одежде не должно быть рисунков: абстрактных, геометрических и пр.;
• под юбку обязательно навевают телесные колготы или чулки;
• на обуви не должно быть посторонних украшений, предпочтение отдается классическим туфлям на устойчивом каблуке, в тон одежде;
• секретарь должен своевременно обновлять свой гардероб.

Костюм должен быть максимально удобным – дискомфорт в течение дня негативно отразится на настроении и работе. Многие секретари предпочитают держать на рабочем месте запасную одежду – случайно политый посетителем кофе не должен «украшать» помощника директора весь день.

Украшения и аксессуары

Вычурные украшения находятся под строгим запретом, деловой этикет допускает ношение не больше трех аксессуаров: цепочки, серег, кольца. Плохим тоном считается добавление к образу бантиков, обруча, цветных резинок для волос.

Аксессуары подбираются в соответствии к костюму, к ним относят:

• элегантную дамскую сумочку;
• ремень – средней по ширине или узкий, бежевого, черного или натурального оттенка, без декоративных элементов и украшенных стразами пряжек;
• очки – в классической оправе, черного или металлического цвета;
• часы – на кожаном ремешке, механические или кварцевые, но не электронные;
• мобильный телефон – с чехлом демократичного, неяркого цвета, приятной мелодией вызова.

К дополнительным аксессуарам относят, например, органайзер с кожаной обложкой хорошего качества. Уважительное отношение к предприятию проявляется логотипом фирмы на его внешней стороне.

Прическа

Волосам уделяется особое внимание. Элегантная стрижка или строгая прическа – обязательный атрибут помощницы директора. Грязная голова, плохо подстриженные волосы или вылезшие черные корни недопустимы.

Макияж

Для завершения образа используется косметика натуральных, естественных тонов. У секретаря должны быть ухоженные руки – классический маникюр с пастельным цветом лака.

Парфюм

Туалетная вода или духи должны соответствовать деловому имиджу – резкие и насыщенные запахи часто вызывают раздражение у коллег, руководства и посетителей. Легкий, ненавязчивый аромат – лучший вариант выбора.

Будь готов

Помощница директора должна иметь хороший ежедневник – в него вносятся текущие приказы, указания, памятные даты и срочные вопросы. Стакан с работающими ручками и карандашами поможет избежать неприятных моментов, когда необходимо сделать срочные записи, а под рукой нет ни письменных принадлежностей, ни листа бумаги.

Этикет общения секретаря по телефону

Основная работа секретаря заключается в решениях многих вопросов через телефонные звонки. Правила этикета распространяются и на общение со звонящими, нарушение принятых норм может стать причиной увольнения нерадивого помощника.

Звонят вам

При приеме входящего звонка нужно придерживаться правил:

• снять трубку после первого или второго сигнала;
• назвать собственное имя и должность;
• записать ФИО позвонившего, обращаться к нему только по имени-отчеству;
• весь разговор вести в доброжелательном тоне, с максимальным интересом и вниманием к проблеме собеседника;
• если возникают форс-мажорные обстоятельства и необходимость прервать разговор, то после извинений спрашивают о том, куда и когда можно перезвонить.

Если ответа на заданный вопрос нет, то не нужно выкручиваться – лучше извиниться и признаться в своей некомпетентности. После выяснения важной для человека информации ему необходимо перезвонить и сообщить о полученных данных – разговоре договариваются заранее. При любом тоне звонящего не нужно прерывать разговор или показывать свое желание положить трубку.

Звоните вы

Исходящие звонки проводятся по алгоритму:

• уточняется удобное для разговора время – оно должно согласовываться заранее;
• формулируется цель звонка – проводится предварительная подготовка материалов по проблеме, общий план беседы;
• при разговоре запрещаются длинные монологи;
• основные результаты беседы помечаются в ежедневнике.

Итогом разговора должна стать конкретная договоренность – о деловой встрече, визите или прибытии в офис собеседника.

Организация совещаний согласно деловому этикету

Согласно правилам, предварительная подготовка совещания заключается в определении списка документации, их копирования и раздачи всем участникам. Буклеты, графики, средства демонстрации – все, что может понадобиться на коллективной встрече, изучаются заранее.

Порядок совещания проходит по схеме:

• секретарь встречает всех приглашенных у входа;
• выдает документы, канцелярские принадлежности: листы бумаги, небольшие блокноты, ручки и карандаши;
• указывает на заранее распределенные места.

Помощник должен помнить о наличии на презентации напитков, чистой питьевой воды, легких закусок.

Прием посетителей секретарем по этикету

Дата и время приема согласовывается с посетителем заранее, время встречи должно устаивать обе стороны. Руководитель заранее ставится в известность о стоящем на повестке дня вопросе, о проблеме ему напоминают вторично перед тем, как запустить человека в кабинет. Если посетитель пришел спонтанно, без предварительной договоренности, то в обязанности секретаря входит решение вопроса о записи на прием или направлении к директору в тот же момент.

Хороший секретарь четко знает свои обязанности, структуру компании и правила решения основных проблем. Если человек интересуется вопросом, находящимся в сфере деятельности другого сотрудника, то он должен перенаправить его к компетентному лицу, не создавая бюрократических проволочек.

После окончания беседы необходимо записать ее результаты, получить от начальства дополнительные приказы и указания. Если в назначенное время директора нет на месте, то перед посетителем нужно извиниться и объяснить причину его отсутствия. Взамен человек направляется к другому специалисту или ему назначается другое время визита.

При ожидании прибытия иностранных бизнесменов помощник должен заранее найти хорошего переводчика. Многие проблемы в бизнесе возникали из-за плохого знания языка, низкой квалификации переводчика.

Деловое общение секретаря с сотрудниками компании

При общении с любым работником предприятия секретарь должен придерживаться правил:

• уважительно относится к старшим по возрасту коллегам;
• поддерживать только деловые отношения, без фамильярности и панибратства;
• сдерживать эмоции, внимательно выслушивать возникшие претензии и проблемы.

Помощник должен помнить о сдержанности, не обсуждать вопросы и темы, относящиеся к руководящему составу. Каждое слово взвешивается и обдумывается, излишне эмоциональное отношение к проблемам может стать первым шагом к потере рабочего места.

Заключение

Азы делового этикета помогают секретарю:

• удачно формировать свой положительный имидж;
• поддерживать имя компании;
• успешно работать с директором, посетителями, партнерами и сотрудниками предприятия;
• пользоваться готовыми наработками при возникновении форс-мажорных обстоятельств или непредвиденных ситуаций.

В основу делового этикета закладывается принятая в организации культура, дресс-код. Под помощником руководителя подразумевается человек, относящийся к профессионалам своего дела, способный к принятию собственных решений, отличающийся вежливостью, инициативностью, здравомыслием и лояльностью.

Нарушение требований делового общения может полностью разрушить однажды созданный имидж компании, оттолкнуть потенциальных партнеров и заказчиков. Образ недалекой секретарши, забывающей приказы руководства через несколько минут, сформирован кинофильмами и далек от действительности. В реальности помощник руководителя владеет информацией о работе компании практически в том же объеме, что и его непосредственное начальство.

Источник статьи: http://etikket.ru/delovoj-etiket/delovoj-etiket-dlya-sekretarej-i-pomoshchnikov-rukovoditelej.html

Как должен себя вести высококвалифицированный секретарь на рабочем месте

Не только выполнения поставленных задач, но и соблюдения правил общения требует офисная должность помощника руководителя. Деловой этикет секретаря подразумевает тактичность и внимательность.

Секретарь на рабочем месте: важные нюансы этикета

Секретарь необходим работодателю для упрощения ведения бизнеса. Но кроме организации совещаний, заполнения документации и выполнения прочих профессиональных обязанностей, помощник должен соблюдать ряд правил, предусмотренных деловым этикетом.

Внешний вид

Секретарь — это сотрудник, которого первым видят посетители. Не только манеры, но и его внешний вид должен соответствовать занимаемой должности.

Одежда

Правила дресс-кода могут быть прописаны в регламенте компании.

Если их нет, то на рабочем месте допускаются:

1. Деловой костюм. Он может быть брючным. Если юбка — длина не должна быть выше колен.
2. Платья. Однотонная цветовая гамма. Допускается использование пояса (без украшений). На ткани не должно быть рисунков.
3. Туфли. Обувь с закрытым передком. Можно носить невысокий устойчивый каблук. Обувь может быть черной или в тон одежды.
4. Колготки. Под юбку надевают чулки телесного цвета.
5. Спортивная (повседневная) одежда допускается в тех случаях, когда сотрудники компании отправляются на выездное мероприятие. Дресс-код обсуждается заранее.

Костюм подбирают удобный. В наряде допускается комбинирование не больше 3 цветов. Одежда не должна быть вызывающей (глубокое декольте, короткая юбка, прозрачные блузы, зауженные брюки и пр.).

На случай форс-мажорной ситуации секретарю рекомендуется иметь запасной костюм.

Украшения и аксессуары

Находясь на рабочем месте, запрещено надевать вызывающие украшения (бантики, обручи, цветные резинки и пр.). Разрешается не больше 3 аксессуаров (например, брошь, цепочка, кольцо), выполненных в классическом стиле (без массивных декоративных элементов). Они должны иметь нейтральные тона.

Личные вещи секретарь может носить в элегантной дамской сумочке. На руке допускаются часы. Очки могут быть в металлической или черной оправе (или безоправные).

Прическа

Если у секретаря длинные волосы, то на рабочем месте они должны быть уложены в строгую прическу. Разрешается короткая стрижка. Если у сотрудника крашеные волосы, нельзя допускать появления отросших корней. Голова всегда чистая и опрятная.

Макияж

Макияж секретаря не должен быть вызывающим (вечерним). Предпочтение отдают естественным оттенкам. На руках приветствуется короткий маникюр. Грязные ногти не допускаются. При выборе лака отдают предпочтение пастельным тонам.

Парфюм

Аромат парфюма выбирают легкий и ненавязчивый. Резкие запахи способны вызывать раздражение у окружающих.

Инструменты секретаря

Для заметок у секретаря должен быть органайзер. Предпочитается кожаная обложка, на которой присутствует логотип компании. На рабочем столе всегда должны присутствовать пишущие ручки, карандаши, календарь и бумага.

Секретарь должен уметь пользоваться:

• компьютером;
• телефоном;
• факсом;
• принтером;
• сканером;
• ксероксом;
• шредером и другими техническими средствами, необходимыми для выполнения поставленных задач.

Правила делового общения

Секретарь обязан четко знать свои полномочия и выполнять их.

С начальником

К руководителю бизнеса необходимо обращаться по имени-отчеству. Фамильярность не допускается. В начале рабочего дня необходимо поприветствовать начальника.

Можно предложить чашку кофе/чая. После утреннего приветствия следует проинформировать начальника о запланированных встречах и мероприятиях. При необходимости внести коррективы в график.

Секретарь обязан знать о привычках и предпочтениях руководителя. Это поможет создать максимально комфортные условия для работодателя.

Без уважительной причины нельзя беспокоить начальника. Вся полученная информация должна оставаться конфиденциальной.

Нельзя вступать в спор, даже когда директор неправ.

С сотрудниками компании

Деловое общение с сотрудниками подразумевает:

• уважительное отношение к коллегам;
• внимательность и сдержанность.

С посетителями

С посетителем, который пришел впервые, необходимо познакомиться и узнать цель визита. Нельзя игнорировать рукопожатие, но запрещается выступать его инициатором. Почетных гостей приветствуют стоя. В результате диалога секретарь должен самостоятельно определить, какие действия ему необходимо выполнить.

• записать посетителя на повторный прием;
• доложить начальнику о визите;
• удовлетворить потребность посетителя самостоятельно.

Во время ожидания гостям можно предложить напитки (чай, кофе, воду).

Этикет общения по телефону

Собеседник не видит того, с кем разговаривает. Поэтому отсутствие визуального контакта должно компенсироваться правильно поставленной речью.

Звонят вам

Все входящие звонки должны приниматься быстро. Не следует давать абоненту ждать ответа дольше 2-3 гудков.

После снятия трубки требуется:

1. Представиться (название организации, должность и имя).
2. Уточнить имя абонента, если он его сам не назвал. При необходимости, например, когда абонент не получил необходимую ему информацию, записать контакты и причину обращения.
3. К звонящему обращаться по имени-отчеству.
4. Не прерывать собеседника.
5. Соблюдать деловой тон. В беседе нельзя проявлять агрессию, раздражительность, нетерпимость и пр. Манера беседы должна оставаться доброжелательной, даже когда абонент грубит или кричит в трубку.
6. Завершать разговор, т.е. повесить трубку, должен абонент. Если он этого не делает, то следует уточнить, какую еще помощь можно оказать.

Если на момент разговора секретарь не обладает интересующей абонента информацией, он должен извиниться. На следующем этапе требуется предложить способ решения проблемы.

Например, если ответ на поставленный вопрос можно получить позже, секретарь предлагает самостоятельно перезвонить, когда будет обладать требуемой информацией. Другой вариант — предложить абоненту самостоятельно перезвонить (обговариваются дата и время повторного звонка).

Если ответ на вопрос входит в сферу деятельности другого сотрудника, то секретарь должен перенаправить к нему клиента.

Звоните вы

Перед звонком секретарь-референт должен подготовиться. Он прописывает план беседы. Во время разговора все вопросы должны быть четко сформулированными. Нельзя употреблять длинные речевые обороты.

После набора номера и получения ответа секретарь представляется и называет цель звонка. Если дистанционный разговор был ранее запланирован, то об этом необходимо проинформировать абонента. В процессе разговора в ежедневнике делают пометки, фиксирующие краткое содержание беседы.

Если звонок не был запланирован, необходимо уточнить возможность получить всю необходимую информацию сразу. Если нет — уточнить время повторного обращения.

В процессе общения требуется соблюдать тактичность. Проявление эмоций недопустимо.

Разговор заканчивают, когда была получена вся необходимая информация или назначена встреча. Собеседника благодарят за все уделенное время, даже в тех случаях, когда звонок не принес желаемых результатов.

Организация совещаний и деловых встреч

При планировании коллективной встречи секретарь подготавливает всю необходимую информацию для каждого участника. Он распечатывает графики, буклеты, статистику и пр. материалы.

В помещении, где будет проводиться совещание, предварительно проводится уборка. Для этого привлекается соответствующий персонал. Секретарь не обязан самостоятельно убирать, но он контролирует процесс клининга.

Для всех участников готовятся рабочие места. На тот случай, если на встрече будет больше людей, чем планировалось, секретарь подготавливает дополнительный пакет документов. Также устанавливается несколько резервных рабочих мест.

На момент встречи секретарь встречает посетителей у входа. После приветствия он указывает участнику совещания на отведенное ему место.

Материалы, которые потребуются в процессе деловой встречи, раздаются каждому индивидуально. Все участники совещания обеспечиваются канцелярскими принадлежностями (ручками, карандашами, блокнотами для заметок).

Во время деловой встречи всем гостям или деловым партнерам предоставляются питьевая вода и легкие закуски.

Поведение в конфликтных ситуациях

Должность секретаря предусматривает предотвращение конфликтных ситуаций. Но, когда избежать разногласий не получается, в обязанности помощника директора входит управление сложившейся ситуацией, с последующим безболезненным выходом из нее.

Нет общего правила, которое помогло бы предотвратить или справиться с уже возникшим конфликтом. По этой причине секретарь должен действовать согласно сложившимся обстоятельствам.

Если он видит, что человек проявляет агрессию и не пытается понять корень проблемы, требуется вести беседу в направлении рационализации. Следует проявлять эмпатию.

Когда конфликта не удается избежать, а собеседник не пытается найти способ мирного разрешения, требуется предоставлять аргументированные факты в свою защиту. Например, показать документы, подтверждающие правоту секретаря. К другим способам разрешения конфликтов можно отнести:

1. Тактику выжидания. Требуется попросить собеседника подождать под любым аргументированным предлогом. Время может помочь снять эмоциональное напряжение и агрессивный настрой.
2. Выяснение причины разногласий и убеждение. Следует задавать наводящие вопросы, чтобы полноценно понять суть проблемы. Когда есть возможность самостоятельно помочь собеседнику, требуется убедить оппонента, что в ближайшее время все разрешится.
3. Сохранение спокойствия. Во время общения не допускаются оскорбления и переход на личности. Вся концентрация внимания должна быть на предмете спора.
4. Частичное признание своей вины. Если собеседник не хочет выслушивать все доводы, требуется согласиться с тем, что частично проблема возникла по вине секретаря. После этого следует предложить постараться совместно найти решение проблемы.
5. Помощь. Если секретарь не может решить проблему, т.к. она не находится в его компетенции, собеседника следует направить туда, где ему смогут помочь.

Независимо от поведения оппонента, секретарь всегда проявляет сдержанность и эмоциональную уравновешенность.

Недопустимые ошибки секретарей

Профессиональный секретарь должен:

• не обсуждать начальство;
• не задавать лишних вопросов коллегам, которые не относятся к работе;
• не рассказывать окружающим о своих личных проблемах;
• не интересоваться уровнем заработной платы сотрудников (если секретарь обладает данной информацией, ее нельзя распространять);
• не вносить исправления в документы коллег, если такое задание не поступало от начальства;
• не флиртовать на рабочем месте;
• не нарушать дедлайн.

В кабинет начальника секретарь может заходить без стука, но должен спросить разрешения на вход. Без уважительной причины нельзя отлучаться с рабочего места.

В случае необходимости ухода, даже если причина отсутствия будет связана с ведением бизнеса, требуется проинформировать руководство.

Не только соблюдение правил этикета позволит предотвратить появление ошибок. Поэтому, если собеседование на должность секретаря прошло положительно, следует сразу обсудить все нюансы профессии с работодателем.

Источник статьи: http://etiketclub.ru/kak-dolzhen-sebya-vesti-vysokokvalifitsirovannyj-sekretar-na-rabochem-meste