Унифицированные системы документации
Унифицированная система документации (УСД):система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Перечень унифицированных систем (УС) документации,входящих в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД):
УС организационно-распорядительной документации;
УС первичной учетной документации;
УС банковской документации;
УС финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;
УС отчетно-статистической документации;
УС учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятия;
УС документации по труду;
УС документации Пенсионного фонда Российской Федерации;
УС внешнеторговой документации.
К унифицированной системе организационно — распорядительной документации (УСОРД)относят распорядительные, организационные, информационно – справочные документы и документацию по трудовым отношениям. В ней каждой унифицированной форме документа (УДФ – совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенных порядке на носителе информации) присвоен определенный ко в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).
Унифицированная система организационно-распорядительной документации
Документация по созданию организации, предприятия.
Документация по реорганизации организации, предприятия.
Документация по ликвидации организации, предприятия.
Документация по приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий.
Документация по распорядительной деятельности организации, предприятия.
Документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия.
Документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия.
Документация по приему на работу.
Документация по переводу на другую работу.
Документация по увольнению с работы.
Документация по оформлению отпусков.
Документация по оформлению поощрений.
Документация по оформлению дисциплинарных взысканий.
Источник статьи: http://studopedia.ru/9_91906_unifitsirovannie-sistemi-dokumentatsii.html
Лекция 3. Унификация документов. Унифицированные системы документации
Большинство делопроизводственных операций, сопровождающих документирование управленческой деятельности, являются однотипными, схожими во всех организациях. Например, прием и первичная обработка информации в отделе экспедиции, отправление писем и передача документов в архив и другие. Многолетний опыт работы привел к созданию единообразного комплекса таких документов, к устоявшимся и проверенным формам документов с определенными реквизитами, позволяющими избежать ошибок, снизить временные, организационные, материальные затраты. Этот опыт закрепляется путем введения ГОССТАНДАРТом Унифицированных систем документации (УСД).
Унификация – это установление единых форм документов, применяемых при совершении однотипных делопроизводственных операций.
Унифицированная система документации (УСД) — это совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, созданных по единым правилам и обеспечивающих документированное представление данных в конкретной сфере деятельности.
К 1987 г. было унифицировано около 4,5 тысяч документов и создано 16 унифицированных систем документации. После введения рыночной экономики некоторые УСД устарели, поэтому постепенно обновляются или создаются новые УСД. К сожалению, в общедоступных источниках информации не прослеживается полнота и четкость в построении УСД.
Разработка УСД ведется министерствами и ведомствами, которым постановлениями Правительства РФ поручена эта работа. УСД поддерживаются в актуальном состоянии путем внесения изменений в контрольный массив унифицированных форм по мере необходимости. Право утверждения унифицированных форм документов предоставлено ГОССТАНДАРТУ, а в области строительства – ГОССТРОЮ.
Далее перечисляются УСД, которые созданы до и после перестройки.
Унифицированные системы документации
1. УС ОРД — организационно- распорядительной документации;
2. УС ФБДУО — унифицированная система финансовой, учетной и отчетно-бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;
3. УС ФБДУО — унифицированная система учетной и отчетно-бухгалтерской документации предприятий;
4. УС ОСД — унифицированная система отчетно-статистической документации;
5. УСТ — унифицированная система документации по труду;
6. УСПФ — унифицированная система документации Пенсионного фонда;
7. УБД — унифицированная система банковской документации;
8. УС ВТ — унифицированная система внешнеторговой документации;
9. УС СТУ- унифицированная система стандартов и технических условий;
10. УС ПД — унифицированная система плановой документации;
11. УС ПУД — унифицированная система первичной учетной документации;
12. УС РДД — унифицированная система расчетно-денежной документации;
13. УС ДЦ — унифицированная система документации по ценообразованию;
14. УСД МТСС унифицированная система документации материально–технического снабжения и сбыта;
15. УС ДТ — унифицированная система документации по торговле;
16. УС ПДС — унифицированная система проектирования документации для строительства;
17. ЕСКД — единая система конструкторской документации;
18. ЕСТД — единая система технологической документации;
19. УС ДИО — унифицированная система документации по изобретениям и открытиям;
20. УС ДСО — унифицированная система документации по социальному обеспечению.
В учебном курсе «Документационное обеспечение управлоения» изучаются не все имеющиеся на сегодняшний день УСД, а только Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УС ОРД).
Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет
Источник статьи: http://studopedia.su/13_129937_lektsiya—unifikatsiya-dokumentov-unifitsirovannie-sistemi-dokumentatsii.html
Лекция 4. Унификация и стандартизация в делопроизводстве. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации
Унификация и стандартизация в делопроизводстве.Процесс управления характерен разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению. Отсюда большое, зачастую неоправданное разнообразие документов; необходимость сокращения их количества, типов, материальных затрат на их подготовку, обработку, а следовательно, необходимость их унификации и стандартизации.
В настоящее время, например, в почтовом обращении России насчитывается порядка 20 типоразмеров конвертов, отличающихся по габаритным размерам, местам расположения «окон» для указания адреса и другим признакам, что не позволяет автоматизировать их обработку на почте.
Поэтому в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД).
УСД – совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению.
При создании УСД используется метод унификации. Одновременно с формированием УСД разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД.
Унификация – приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию.
Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Это приводит к упорядочению и минимизации состава систем документации.
Суть унификации документации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, приведению к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.
Унифицированная систем документации (УСД) – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
УСД необходимы для:
1) сокращения объемов документов
2) снижение затрат на составление и обработку документов
В настоящее время существуют следующие УС:
1. УС организационно-распорядительной документации (УСОРД)
2. УС банковской документации
3. УС финансовой, учетной и отчетно-бухгалтерской бюджетной организации
4. УС отчетно-статистической документации
5. УС учетной и отчетной документации предприятия
6. УС документации по труду
7. УС документации пенсионного фонда РФ
Унификация в делопроизводстве может быть как самостоятельной работой, так и этапом в работе по стандартизации.
Стандартизация – форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.
Суть стандартизации заключается в возведении в норму обязательную для применения оптимальных правил и требований о разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде категорий стандартов.
ГОСТ – межгосударственный стандарт
ГОСТ Р – государственный стандарт
ОСТ – отраслевой стандарт
СТП – стандарт предприятия
Результатом работы по унификации и стандартизации могут быть как стандарты на отдельные виды документов (например, ГОСТ 7.32-91. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления) или их элементы (например, ГОСТ 9327-60. Бумага потребительская. Форматы), так и на унифицированные системы документации. Выше, например, упоминался ГОСТ Р 6.30-2003, входящий в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД).
ГОСТы на документацию:
- ГОСТ 6.01.1 – 87 “Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации”
- ГОСТ 6.10.3 – 83 “Унифицированная система документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативной форме”
- ГОСТ 6.10.4 – 84 “Унифицированные системы документации. Придания юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме создаваемой средствами ВТ. Основные положения”
- ГОСТ 6.10.5 – 87 “Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра – образца”
- ГОСТ 6.10.6 – 87 “Единая система внешнеторговой документации. Формуляр – образец”
- ГОСТ 6.10.7 – 90 “Единая система внешнеторговой документации. Счёт”
- ГОСТ Р 6.30 – 97 “Унифицированная система организационно-распорядительной документации”
- ГОСТ 16487 – 83 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”
В стране, кроме того, действует унифицированная система банковской документации по учету труда и его оплаты, унифицированная система первичной учетной документации и другие системы. Полный перечень УСД дан в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93.
Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации.Важными средствами информационного обеспечения, прежде всего в таких видах деятельности, как экономика, статистика, банковское дело, таможенное дело, внешнеэкономическая деятельность, являются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную обработку данных в автоматизированных информационных системах.
Классификаторы технико-экономической и социальной информации — нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды.
Классификации и кодированию подлежат социальные и экономические объекты и их свойства, информация о которых используется в деятельности органов власти и управления и содержится в унифицированных формах документов.
Совокупность классификаторов технико-экономической и социальной информации, а также научно-методических и нормативно-технических документов по их разработке, ведению и внедрению, а также служб, осуществляющих работы по классификации и кодированию, составляют Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭСИ).
В зависимости от области применения классификаторы подразделяются на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий.
Все классификаторы в зависимости от содержания разделяются на три группы:
1. Классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности, экономических и социальных показателях:
Общероссийский классификатор стандартов (ОКС);
Общероссийский классификатор продукции (ОКП);
Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);
Общероссийский классификатор валют (ОКВ);
Общероссийский классификатор единиц измерения (ОКЕИ) и др.
2.Классификаторы информации об организационных структурах:
Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ);
Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);
Общероссийский классификатор экономических районов (ОКЭР);
Общесоюзный классификатор объектов административно-территориального деления (ОКАТО) и др.
3.Классификаторы информации о населении и кадрах;
Общероссийский классификатор специальностей высшей научной квалификации (ОКСВНК);
Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО);
Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР);
Общероссийский классификатор занятий (ОКЗ) и др.
Источник статьи: http://allrefrs.ru/1-60524.html
Унифицированная система документации по труду
Унифицированная система документации по труду
Унифицированная система документации пенсионного фонда Российской Федерации
Унифицированная система внешнеторговой документации
При создании документов необходимо следовать принципам стандартизации и унификации. Целью стандартизации и унификации документов является рационализация процессов подготовки, исполнения, поиска документов, сокращение документопотоков и создание оптимальных условий для машинной обработки информации, повышение уровня управления предприятием, организацией. Стандартизация и унификация управленческих документов позволяют добиться единообразия в структуре и обработке информации. Стандартизация и унификация способствуют также выработке прогрессивных методов работы с документами.
Унификация текста документа. Принципы унификации текстов.
Унификация текстов управленческих документов позволяет ускорить принятие управленческих решений и упростить процесс подготовки и оформления документов.
Текст унифицированных документов оформляют в виде: связного (типового) текста; трафарета; анкеты; таблицы; соединения форм (композиции в виде связного текста, анкет, таблиц).
Преимущества унификации и стандартизации служебных документов очевидны: по данным исследований, унифицированный текст воспринимается почти в 10 раз интенсивнее, чем неунифицированный, что позволяет ускорить работу над принятием конкретного управленческого решения; кроме того, работая над составлением документа, его автор получает возможность сосредоточить свое основное внимание на важнейших, свойственных только этому документу, аспектах.
При унификации текстов документов должны соблюдаться следующие принципы:
· объективное отражение в тексте содержания служебной ситуации;
· строгое соответствие между составом информации и видом документа;
· использование текстовых формул — устойчивых оборотов, словосочетаний, моделей предложений, терминов, которые предусмотрены государственными стандартами, принятых сокращений, условных обозначений единиц измерения и т.д.
Унификация текстов служебных документов осуществляется на основании государственных стандартов и других инструктивных материалов. Они закрепляют: требования к содержанию документа — его объему, внутренней структуре и т.д.; образцы общей формы документов — состав реквизитов, их расположение на поле бланка и т.п.; требования к языку документов.
Из задач унификации и стандартизации вытекает и необходимость в создании шаблонов документов — единых по форме для каждой конкретной организации. Шаблоны документов предусматривают состав реквизитов, необходимый для обеспечения юридической состоятельности будущего документа (для каждого вида документов — свой состав реквизитов), а также соответствие потребностям документирования, сложившимся в организации.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД).
Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) является системой документации, применяемой в любой организации, учреждении, предприятии.
Применение УСОРД регламентируется ГОСТ Р 6.30-2003. ГОСТ распространяется на организационно-распорядительные документы, предусмотренные УСОРД (далее — документы), — постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности:
— федеральных органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;
— предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы вида деятельности.
Настоящий стандарт устанавливает:
— требования к оформлению реквизитов;
— требования к бланкам и оформлению документов;
— требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.
В приложениях к указанному ГОСТу приведены схемы расположения реквизитов организационно-распорядительного документа, т. е. формуляр-образец ОРД с разными вариантами расположения реквизитов, образцы бланков документов.
17. Понятия «реквизит документа», «формуляр документа». Формуляр-образец. Типовой формуляр.
РЕКВИЗИТЫ ДОКУМЕНТОВ — (лат. requisitum — необходимое) — совокупность обязательных сведений данных, предусмотренная действующими правилами или законом для документов, без которых они не могут служить основанием для совершения операций, отсутствие которых лишает документ юридической силы.
Формуляр документа – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.
Формуляр – образец документа – модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конституционной сетки и основные реквизиты.
Типовой формуляр — характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности. Например, в формуляр заявления входят следующие реквизиты: адресат, автор, указание вида документа, текст, подпись, дата.
18. Оформление реквизитов «адресат», «заголовок к тексту».
Реквизит «Адресат» оформляется на документах, отправляемых в другие организации или частным лицам, представляемых руководству (заявления, докладные и объяснительные записки) и передаваемых в структурные подразделения. 1
В качестве адресата(реквизит 15) могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. 2
При адресовании документа организации или структурному подразделению их наименования указывают в именительном падеже. 3
| Федеральное архивное агентство |
При этом если документ адресован структурному подразделению, то над его наименованием необходимо указать наименование организации.
| ЗАО «Термика» Управление производства и внедрения информационных систем |
В реквизите «Адресат» допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций. 4
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно. 5
| Администрации районов Московской области |
При адресовании документа должностному лицу, его должность и фамилию указывают в дательном падеже, инициалы указывают перед фамилией. 6 Между инициалами и фамилией должен быть пробел.
| Генеральному директору ЗАО «Термика» А.Г. Цицину |
| ЗАО «Термика» Генеральному директору А.Г. Цицину |
Заголовок официального документа— реквизит документа, кратко излагающий его содержание. 1
Заголовок к тексту(реквизит 18) включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. 2
Заголовок может отвечать на вопросы:
Приказ о создании аттестационной комиссии;
Должностная инструкция ведущего эксперта. 3
Наличие заголовка значительно облегчает обработку документа, т.к. не читая всего текста можно получить представление о содержании и направить документ на исполнение. 4
Заголовок расмещается над текстом под основными реквизитами бланка. Заголовок печатается без кавычек и не подчеркивается. 5
Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа, к любому документу формата А4, кроме извещений, телефонограмм, телеграмм. 6
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать. 7
Бланк документа при необходимости может включать ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизита «Заголовок к тексту». 8
УТВЕРЖДАЮ
Директор ЗАО “Гранд”
Подпись П.Н. Климов
01.03.95
В ряде случаев гриф утверждения заверяется печатью предприятия.
Если документ утверждается решением, приказом, протоколом, гриф утверждения должен состоять из слова “УТВЕРЖДЕНО”, названия документа в именительном падеже, его даты и номера,
УТВЕРЖДЕНО
Приказ директора АО
25.03.95 № 6
Реквизит “гриф утверждения” располагается в правом верхнем углу документа после 40 печатных знаков от границы левого поля.
Предварительное рассмотрение документов. Направление на исполнение.
После этапа экспедиционной обработки документов проводится предварительное рассмотрение документов, целью которого является распределение поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.
При этом предварительно в службе документационного обеспечения управления (ДОУ) рассматриваются только документы, адресованные руководству организации или без указания конкретного должностного лица и структурного подразделения, а документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам, передаются по назначению без предварительного рассмотрения.
Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в организации распределения обязанностей.
Предварительное рассмотрение поручается достаточно опытному сотруднику службы ДОУ, хорошо знающему структуру организации и должностные обязанности сотрудников. Эффективную помощь при предварительном рассмотрении оказывает разработка серии справочных материалов:
- примерного перечня документов, требующих обязательного рассмотрения руководством;
- перечня должностных лиц и их обязанностей;
- технологических графических схем последовательности экспедиционной обработки и распределения различных поступающих документов и т.д.
При рассмотрении поступившего документа учитываются:
- важность его содержания;
- сложность и новизна поставленных вопросов;
- авторство, т.е. общественное положение лица, автора документа, место учреждения-отправителя в структуре управления, роль общественной организации в жизни общества;
- реальная срочность исполнения документа;
- вид документа: закон, распоряжение, письмо, отчет и др.
Задача службы ДОУ на данном этапе – освободить руководителя от излишнего потока документов, рассмотрения второстепенных вопросов. К руководителю должны поступить только документы, касающиеся основных вопросов деятельности учреждения, по принципиальным вопросам или несущие новую информацию, распорядительные документы вышестоящих организаций. Остальные документы сразу передаются в подразделения или непосредственным исполнителям.
Если документ предназначен к исполнению нескольким структурным подразделениям или лицам, то с него снимается копия или устанавливается очередность исполнения.
Предварительное рассмотрение документов службой ДОУ должно проводиться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.
Номенклатура дел.
Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных под одну обложку.
Порядок распределения документов в дела определяется номенклатурой дел.
Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.
Требования к содержанию и оформлению номенклатуры дел содержатся в Основных правилах работы архивов организации, Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Это объясняется огромной значимостью этого документа для деятельности организации. Обязательность составления номенклатуры дел предусмотрена также Правилами делопроизводства федеральных органов исполнительной власти.
Функции номенклатуры дел
Номенклатура дел — документ многоцелевого назначения.
Рассмотрим ее основные функции:
§ Номенклатура дел является основой для размещения и поиска документов по папкам.
§ Номенклатура дел закрепляет индексацию документов и дел.
§ Номенклатура дел устанавливает сроки хранения документов и является пособием по проведению первого этапа экспертизы ценности.
§ Номенклатура дел — учетный документ для дел временного (до 10 лет) хранения.
§ Номенклатура дел — основа для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу и актов на уничтожение дел организации с истекшими сроками хранения.
Различаются три вида номенклатур дел: типовая, примерная и индивидуальная номенклатуры дел конкретной организации.
Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.
Типовая и примерная номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения управления организаций, имеющих подведомственную сеть учреждений. Они являются методическими пособиями и используются организациями для составления конкретных номенклатур дел. В номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносят заголовки дел, конкретизированные с учетом ее специфики. Сроки хранения переносятся в индивидуальную номенклатуру без изменений.
Индивидуальная номенклатура дел составляется сотрудниками службы документационного обеспечения организации с привлечением руководства структурных подразделений. Руководители знают о перспективах развития организации, что позволяет предусмотреть состав документов, которые могут появиться в будущем.
При составлении номенклатуры дел руководствуются учредительными документами организации (уставом или положением об организации), штатным расписанием, положениями о структурных подразделениях, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков хранения, типовыми или примерными номенклатурами дел (при их наличии), номенклатурами дел за предыдущие годы.
Отправка документов.
Обработка и отправка исходящих документов, так же, как прием и обработка входящих, проводятся централизованно или секретарем или в экспедиции (экспедитором).
Получив документ к отправке, прежде всего проверяют правильность его оформления:
— наличие даты (если ее нет на отправляемом документе, ее проставляют);
— если документ предназначен разовому корреспонденту, наличие адреса;
— наличие всех страниц в документе и всех указанных приложений.
Эти элементы оформления обязательны при отправке документа как по почте, так и по факсу. Если документ оформлен неправильно или представлен не в полном комплекте, он возвращается исполнителю для доработки.
При отправке документа по почте он конвертуется. Документы, направляемые в один адрес, вкладываются вместе в один конверт. Конверты адресуются, маркируются. Для постоянных корреспондентов конверты заготавливаются заранее. Все оформление документов, предназначенных к почтовому оформлению, проводится в строгом соответствии с требованиями Почтовых правил.
Однако, в последние годы с развитием передачи документов по телефонным каналам связи (факс, электронная почта) количество корреспонденции, пересылаемой традиционными почтовыми отправлениями, постоянно уменьшается.
Передача документов с использованием электронной почты значительно сокращает время на передачу информации и повышает надёжность доставки.
Вместе с тем не следует забывать, что передача документов по электронной почте ставит проблему удостоверения достоверности подписи (авторизации документа), то есть применения специальной программы «электронной подписи» и заключения специального соглашения об авторизации с каждым корреспондентом.
Подготовка документов к сдаче в архив. Экспертиза ценности документов.
Унифицированная система документации по труду
Источник статьи: http://lektsia.com/5×2001.html